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浅谈物流监管业务的风险管理

来源: 发布时间:2013-01-17 栏目:百川视角 阅读数:1816

中铁现代物流科技股份有限公司青岛分公司金融物流部经理  孙昌平

物流监管业务自本世纪初引入国内、2006年前后逐渐开始全面兴起。由于我国尚处于经济和社会高速发展阶段,广大中小型企业正处于快速成长过程中,资金问题往往成为制约中小型企业上升发展的瓶颈,而物流监管业务可以在其土地、房屋、设备等固定资产不足的情况下解决其资金问题,所以这种业务模式未来在国内的发展前景广阔、市场巨大,被银行和企业客户所看好,模式对于企业客户、银行和监管企业的好处也是大家所共睹的,无需赘述。这种业务模式在国内虽已历经十几年的发展历程,但其理论研究和实践探索仍远未成熟,都是在发展过程中不断创新,通过对不断出现的风险事件的总结逐步完善。笔者在物流监管业务模式的理论方面不算专业,所以不敢妄谈,本文只是对作者自身在物流监管业务实际管理工作中的方式和思路加以总结提炼,与大家分享一些风险管控层面的认识,不足之处请批评指正。

一、物流监管业务的概念认识
笔者认为,物流监管业务简单而言,一般是指融资企业以其动产(或应收款等债权)质押或抵押担保的方式向银行申请融资服务时,银行委托监管公司对融资企业所提供担保的动产(或债权所对应的质物)实施监管,以实现担保动产(或债权所对应的质物)的权属在融资期间始终处于银行的有效管控之下。监管公司目前一般为专业的第三方物流企业且以国有性质的物流企业为主,目前也有远成、长久和宝供等民营物流企业得到银行的认可,大力发展物流监管业务。广义的物流监管业务,融资企业的角色可以泛指资金需求方,银行的角色可以泛指提供资金的融资机构。
二、物流监管业务的风险分析
物流监管业务在实际运作中,从法律层面看,其所涉及的合同主体,除了监管公司、银行和融资企业之外,往往还牵涉到上游厂家、外包仓储方和外包运输商等多个企业;从运作流程看,包括质物的审查、化验、入库、仓储、出库、运输等各个物流环节;从市场环境看,经济环境变化会影响上下游的供求关系,质物价格的波动会带来库存货值的浮动,存在较多的不确定因素,再加之业务模式的理论研究尚未完全成熟,故在实际业务运作过程中,监管公司所面临的风险点也来自于较多层次,相对复杂。要研究如何规避风险,就必须对存在的风险加以详细分析,而分析的角度不同,风险分类也不同。笔者试图从监管公司外部和内部两个角度对物流监管业务的经营风险加以分析。
(一)外部风险
监管公司外部的风险主要来源于融资企业自身、质物、外包运输和仓储供应商、银行四个方面。
1、融资企业融资的动机不良导致产生较大风险。
2012年物流监管行业发生了很多风险事件,其中一部分发生的根源在于融资企业最初融资的动机不纯正,例如,山东泰安地区部分企业以煤炭贸易商的身份申请融资,银行放贷后,融资企业并未将贷款用于煤炭贸易,而是将其作为高利贷转贷给其他的资金需求方谋取暴利,他方自身经营不善、市场环境影响等因素导致他方无法及时偿还贷款时,融资企业便无法偿还所融资金,出现“跑路”和跳楼等问题。山东邹平地区在2012年的高利贷连锁事件中同样暴露了很多同类问题,这些最终都会演化成银行和监管公司的风险事件。
2、融资企业经营不善导致资金链断裂,最终造成风险事件。
融资企业所融资项目本身经营不善,或者受行业和市场环境影响出现巨大亏损,会导致企业资金链断裂无法如期偿还贷款演化成风险事件。广东地区在2011年连续出现南海悦达等汽车经销商跑路事件即属此类风险。不过,融资企业动机纯正的情况下出现此类风险事件的概率一般较小。
因企业经营不善导致出现风险事件较多为以下两个原因。一是融资企业跨行业经营,其他行业出现问题后,所融资金挪用补漏,例如,很多汽车经销商同时运营房地产行业,房地产行业不景气资金链断裂,所融资金挪用补漏饮鸩止渴,结果短期无法回暖导致全线崩溃。二是融资企业为其他企业提供担保等关联经营方式,其他企业经营不善出现问题后受到牵连,例如山东枣庄地区,很多煤炭贸易企业互相提供担保,其中一个或两个企业出现问题,很快波及到其他企业,甚至延伸到生产性企业,最终多个企业接连跑路后,融资企业被多方债主强行抢货,质物和固定资产均被强行瓜分、社会矛盾激化,最终全部演化成银行和监管公司的风险事件。
3、质物的品质存在瑕疵。
当前,企业用来融资的质物品种较多,同一类质物的品种差异也很大,很多质物的品质不用专业技术很难精确鉴定,而银行和监管公司在质物品质的鉴别技术和能力方面有所欠缺,质物品质不同,市场价格往往差异很大,在这种情况下,如果不采用权威检测机构的专业技术,很难准确判定质物的品质和价格。有时即使在放贷初期核库时对质物做过专业鉴定,后期融资企业在动态出入库时,新入库的质物品质又无法准确判定,如果出现以次充好的现象则容易造成银行和监管公司的风险损失。
4、质物的库存数量不足造成风险损失。
煤炭、铁矿粉等散货类质物,货场内已经堆存的库存部分其数量很难精确盘点,哪怕期初库存准确,后续企业动态出入库,出入库数据在融资企业和监管公司之间也存在信息不对称的问题,一般依靠人工经验用米尺打量尺寸,根据质物的密度和体积计算库存,或者采用盘煤仪等计量工具进行盘点计算,实际上,单车过磅累计之外的其他方法,都很难得到质物的精确库存,这对监管公司和银行来说,都存在风险隐患。
5、质物的价格波动带来风险。
受市场环境或宏观经济影响,质物的价格往往会出现波动,如果下浮比例较大,便会容易造成银行和监管公司的潜在风险隐患,因价格波动造成风险损失事件的概率较小。
6、外包供应商因管理不善出现损失。
在全程控货型的监管业务中,存在运输、装卸和仓储等多个实体物流环节,监管公司的资源能力不足时,便需要外包全部或部分实体物流业务环节,而承包业务的供应商在管理方面如果出现问题,导致质物在运输、装卸和仓储等环节受损,例如质物自燃、仓储受潮变质等等,出现质物数量不足或品质损坏的情况,最后也会成为监管公司的赔付损失。
7、外包供应商因利益关系出现道德风险。
外包供应商因利益问题出现风险事件的主要为以下两种情况:一是仓库方面出具假仓单或者重复出具仓单,导致无货放款或者重复放贷,2012年中国铁物青岛公司在中远物流双元库的钢材监管业务,便因中远物流双元库对同一批质物重复出具仓单导致重复质押,从而导致中远物流、中国铁物和厦门象屿集团等多家大型国企均卷入其中。二是运输商受利益驱动,将本该按监管公司指令运输至监管仓库的质物直接按融资企业要求运输至融资企业目的地,此类风险事件一般较少发生。
8、银行方面因利益关系出现道德风险。
银行相关的管理人员因利益关系,在期初核库、品质审查、贷款发放等环节出现违规现象,一般因融资企业和银行人员串通,监管公司信息不对称或者对其视而不见、得过且过,在企业出现风险时监管公司往往因为证据不足导致出现赔付风险,此类风险事件发生的概率一般也较少。
(二)内部风险
监管公司内部风险主要来源于管理流程不完善、执行不到位、人员技能不达
标、利益道德风险四个方面。
    1、监管公司管理流程不完善,例如融资企业的调研考察流程不全,库存盘点的周期、方式不明确,出现风险事件的应急机制不健全等,均有可能导致出现风险事件。
2、管理和操作人员对流程制度执行不到位,例如巡查管理人员对问题淡化处置或视而不见,监管员图省事简化流程简单执行,应付了事等,往往酿成大错。
3、管理和操作人员的技能不达标,对业务运作过程中存在的风险点不能及时发现,或者发现后未能及时上报,均容易造成风险隐患。
4、内部人员受利益驱动,与融资企业串通,瞒报迟报相关情况、信息、数据,出具假仓单等,往往容易引发较大的风险事件。中国铁物上海宝杨库2012年出现涉案金额达5亿、中国铁物和象屿集团、托克等公司均卷入其中的钢材重复质押事件便属于此类风险。
三、物流监管业务的风险管理应对建议
在信息不对称和对质物识别、计量技术并不专业的情况下,监管公司应该如何应对来自于外部和内部的各种风险隐患?笔者提出以下建议。
(一)提升法律意识,完善合同管理。
1、建立公司法务与业务部门联动和定期沟通机制,持续优化和完善合同条款。
公司的合同条款一般由法务人员拟定,而法务人员在业务层面往往了解的不够详实,或者不能及时了解最新的风险案例,这样,合同条款有时会滞后于实际业务风险的发生,因此,需要建立法务和业务部门的联动机制,共同参与合同制定,同时要建立定期沟通机制,业务部门将最新的风险案例及管控措施、应对方式进行通报,双方沟通,对合同条款进行实时修订和完善。
    根据实际经验,笔者认为,在与银行方面的监管协议中,应重点对以下内容加以明确:一是监管质物的品质方面,由于监管公司一般不具备权威专业的鉴定能力,所以应尽量明确约定监管公司对质物的品质不负审查责任。二是质物的市场价格并不受监管公司能力所控,因此应明确约定由于质物价格变动造成的损失,监管公司不承担赔偿责任。在与供应商的相关合同中,应重点对以下内容加以明确:一是供应商和监管公司双方的所有业务操作必须按照双方的合同约定执行或者有书面认可通知,否则造成的所有损失由供应商承担。二是供应商所有业务接洽人和用章必须在合同中明确约定,给予书面授权方可有效。三是供应商对每笔业务的操作必须有授权人确认,并定期核对确认业务的往来数据。
2、建立和完善合同档案管理制度。
与上下游签订的各类合同,法务部门和业务部门同时存档。法务部门必须有专门台帐对合同的回收情况进行闸口确认并留存所有原件,业务部门留存复印件或原件备查。
(二)建立融资客户调研流程和档案。
银行一般对融资客户资信情况有详细的考察内容和要求,监管公司大多往往依赖于银行的调查。为了能够杜绝上述第二(一)1、2、8条类风险,建议监管公司从监管的角度对融资客户建立规范的调研流程。
调研内容应重点包括:企业主营业务和兼营业务内容、各自所占比例、经营情况(近一年的收入、利润规模),近半年的财务报表,所融资金的主要用途,融资项目近半年的业务流水,上下游供应商的资信情况及客户与他们合作的时间,场地是否符合监管要求。根据公司实际需求将调研内容形成规范的书面报告,业务部门调研确认,法务部门进行审核闸口,符合公司要求的客户方可合作。调研材料可提供给银行参照同时按照公司档案管理要求保存管理。
(三)建立仓储、运输外部供应商的考察管理流程。
监管公司存在需要外包的业务环节时,对外包供应商必须建立完善的考察管理流程。具体应重点包括供应商资信情况、赔付偿还能力、公司规模实力、内部管理制度是否规范、车辆和场地权属是否清晰、管理是否24小时受控,是否购买相关的商业保险,必要时必须缴纳一定数额的履约保证金。这样,能很大程度上防止上述第二(一)6、7条类风险的发生。
(四)建立规范的期初核库制度。
期初核库工作至关重要,但往往由于各种原因被业务部门忽视。做好期初核库工作,能有效防止上述第二(一)3、4、8条类风险的发生。
1、核库人员应由监管公司、融资企业和银行三方授权人员共同组成,共同参与并对核库结果予以确认。
2、核库内容重点包括质物品质、数量、货权确认和场地四个方面。货物品质应符合银行的放贷核价标准,品质不能判断的(例如煤炭等)必须由权威的第三方检测机构予以取样检测确认,数量应由三方共同测量计算。融资企业要有充分的货权材料证明质物的货权清晰。场地主要包括办公硬件软件是否完善、监管场地是否封闭管理符合监管要求、场地权属是否清晰(相关的产权证明材料、租赁合同等)。
(五)建立人员培训和轮岗监督机制,加强公司人性化管理,确保人员不带病上岗。
监管人员属于一线操作员工,往往离公司比较远且流动性较大,有很多监管公司对监管员采用劳务外包的方式进行管理,而监管人员的工作对于监管公司来说却又至关重要,因此,对监管人员的管理侧重于:
1、高度重视对监管人员的培训与考核管理,培训内容应至少包括公司管理制度、监管运作流程、廉政管理要求,人力部门要对监管员上岗前的培训情况予以闸口确认,确保监管员不带病上岗。上岗后应结合其工作情况进行即时考核。
2、建立监管员的轮岗例行制度,根据业务实际情况坚持做到3---6个月轮岗一次。
3、人力部门要建立人才选拔和优胜劣汰制度,为优秀监管员提供发展机会的同时将监管员队伍发展成为公司储备人才的来源之一,不符合公司要求的人员及时淘汰。
4、加强公司人性化管理,增强监管人员的归属感和认同感。
做好上述工作,可防范上述第二(二)1、2、3、4条类风险的发生。
(六)建立完善的业务运营流程。
上述可以视为监管业务的事前管理控制工作,监管开始运作后,同样要有规范的事中管控流程。
1、监管员每天上下班要有例行报到和签退制度,根据公司实际情况可以采用固定电话、QQ、视频或网络等方式,公司应有人员每天对报到和签退情况抽查确认。
2、监管员每天对库存情况进行巡库管理,制作巡库记录表,对库存量进行盘点并制作库存报表由融资企业确认。公司可以根据其所监管的库存量和工作量合理制定盘点周期,但一周应对监管库存至少全部盘点2次以上,公司应有人员对巡库记录和盘点报表采用视频或传真等方式抽查。
3、按照合同约定和公司的管理流程,监管员应对每笔出入库业务进行审核并留存相关原始凭证,制作出入库台帐,公司应有人员对出入库单据和台帐采用视频或传真的方式进行抽查。
4、宣贯并高度重视全员“第一时间”概念的培养和执行。首先要培养监管员第一时间主动获取融资客户经营信息的能力,包括客户员工工资发放情况、应收应付账款情况、出入库量是否正常等,第二要培养监管员将获取到的信息第一时间反馈给公司管理人员的能力,第三,公司管理人员要具备第一时间做出应对办法并将情况详细上报征求公司意见的能力,第四,根据公司要求的情况,如需要向银行反馈,则第一时间给银行电话和书面反馈情况,第五,管理人员将公司下达的应对意见第一时间通知监管员并监督执行到位,第六,在整个过程中要注意留存每个环节的书面见证性材料。在物流监管业务中,“第一时间”的概念至关重要,关键时刻抓住第一时间,可以防止融资客户转移财产有效降低损失,可以很大程度上规避监管的责任风险。
5、运作过程中,如果新入库产品频繁,对于品质不好鉴定的质物,还要定期由专业机构对质物品质进行鉴定,以防止上述第二(一)3条类风险的发生。
6、对于各类原始凭证,严格按照公司凭证管理制度规范管理,至少存档3年以上。
(七)建立应急预案。
物流监管业务中,难免会出现风险事件或突发事件,对于此类事件,公司应该有储备的应急预案。主要内容包括:必要时第一时间报警并留存记录,事件上报通道公示并确保24小时畅通,第一时间通报银行,与融资企业一起采取紧急措施降低损失,现场管理人员增援,第一时间留存各类证据材料等。应急预案是否完备及反应能力如何,是考验监管公司实力和能力的关键因素。
(八)建立巡查纠偏机制。
事前和事中控制做的再好,总会有纰漏和执行偏差,这就需要事后的检查机制。
监管公司一般都有单独的巡查人员,甚至有巡查部门,巡查机制中的关键三点:一是巡查目的是帮助业务部门寻求问题的解决措施并杜绝问题重复发生,一定不要把巡查停留在发现问题的层面上;二是巡查、业务和法务部门要建立联动沟通机制,不要各行其是,通过联动沟通,共同研究解决措施,从流程上如何完善以杜绝问题。三是巡查要有根据业务情况有计划进行避免盲目行动事倍功半。
(九)购买商业保险。
监管公司可根据业务实际情况,尝试采用商业保险方式降低事后损失。
随着物流监管业务模式的不断创新发展,会不断出现新的风险点,防控措施也应及时创新,以有效防控监管风险。

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